結婚式の二次会準備|4ヶ月前からのスケジュールと段取りマニュアル

二次会を行うことが決定したら、グズグズしていられません。結婚式の準備と並行して進めていかなくてはいけないので、更に忙しくなります。抜けのないようにチェックしていきましょう。

この記事では二次会を行う二人の為に、4か月前から前日までのスケジュール例をご紹介します。

 

 

二次会4ヵ月前の準備

二次会のコンセプトを決める

結婚式の二次会は、結婚式・披露宴に招待できなかった人に向けてのお披露目会です。ゲストに楽しんでもらえるように、年齢層や関係性を考慮した催しをする必要があります。
既婚者が多いのに、まるで合コンのようなノリであったり、一部のゲストにしか分からない内輪ネタばかりだと場がシラけてしまいます。
二次会に招待するゲストのことを把握しているのは新郎新婦しかいません。幹事に全て丸投げしてしまうのではなく、自分達でアイデアを出せるように事前に二人で相談しておきましょう。

 

ゲストをリストアップする

結婚式、披露宴と違い新郎側と新婦側の人数を合わせる必要はありません。しかし男性と女性の割合が偏りすぎていると、少ない方が居心地の悪い思いをしてしまうので注意。

招待ゲストの中に共通の知り合いがいない人は会場内で孤立してしまうため、話しやすい人を隣に配置したり知った人を招待するなどの配慮をしましょう。

この人を呼んだらあの人も・・・と増えてしまいがちですが、人数によって会場の規模も費用も手間も大きくなってしまいます。
また、参加してくれるゲストによって二次会の雰囲気や年代、盛り上がりそうな演出も絞られてくるので重要な作業になります。

招待状を出した人全て出席とは限りません。むしろ働き盛りだったり子育てに追われていたりと、なかなか人数が揃わないこともあります。

<実際にあった二次会欠席理由>

仕事が休めない
子供が小さくて目が離せない
出費が多くてつらい
知り合いがいなくて気まずい
会場が遠い
結婚式・披露宴出席後で疲れる
妊娠した
当日の体調不良             等々

全て考慮することは難しいですが、小さなお子さんも出席できるお店を選んだりできるだけ会費を安くするなどの工夫をしてみると喜ばれます。

 

幹事を決定する

二次会を仕切ってくれる幹事を決定します。幹事はやってもらう仕事が多く、休日を潰してまで準備にあたってもらわなくてはいけません。式の準備に追われる新郎新婦に代わって、二次会の準備や進行をしてくれる大切な役割です。

 

幹事を選ぶポイント

快く引き受けてくれる二人と親しい間柄
企画やイベントが好き
信頼できる人
協調性がある
幹事経験者
時間に余裕がある人

幹事の人数は 新郎側から2名、新婦側から2名 の計4名のパターンが多いです。その中からリーダーを1人決めておき、仕事の割り振りや意見の取りまとめ役をしてもらうとスムーズに進みます。
人数が少ないと一人分の仕事量が多くなり、人数が多いとスケジュール調整や意見をまとめるのが大変になります。

頼むのは新郎新婦共通の友人や職場の同僚、新郎新婦それぞれの友人など。依頼する時は二人で出向いてお願いをしましょう。
幹事を了承してもらったらそれぞれ初対面の場合があるので、幹事同士を引き合わせる場を設けましょう。

幹事同士の顔合わせ

①それぞれの自己紹介
まずは幹事を引き受けてくれた友人・知人をみんなに紹介します。

②二次会のコンセプトを伝える
雰囲気・催し物・アイデアなどを出し合い、具体的な方向性を決めていきます。

③どこからどこまでを幹事にお願いするか決める
幹事経験者であっても、何もかも段取りした人と新郎新婦の手が回らない個所の手伝いや当日の進行のみを行った人など様々。
どちらかが「やっているだろう」と思い込んでトラブルにならないように、役割分担をきっちり決めておくことが重要です。

<新郎新婦と幹事の割り振りしておく仕事例>

二次会の会場探し
二次会の進行、演出方法考案
予算立て
ゲストの招待状発送、人数確認
二次会当日の担当割り振り
挨拶やスピーチ、余興の依頼
音響や設備で不足しているものを手配
小道具やプレゼントの制作、手配
BGMの選曲
会場のセッティング
二次会当日の進行

 

④連絡先の交換
新郎新婦と幹事全員が情報共有できるように、メールやLINE、電話番号を交換しておきましょう。
特に新郎新婦は、自分たちのために時間を割いてくれている幹事からの連絡をできるだけスムーズにとれる体制を。

⑤当日のスケジュール確認
結婚式・披露宴と同じ日に二次会を行う場合、時間の調整が重要になります。
新郎新婦のスケジュールを、幹事にも把握しておいてもらいましょう。

 

会場選び

アクセス・値段・雰囲気・設備や広さ・料理やスタッフの良さ・おおよその人数をふまえて会場の候補を挙げます。
披露宴と同じ日の場合は移動方法と時間も考慮し、二次会開始まで時間を潰せるような場所があると更にいいですね。

また、お酒を呑むゲストの為に駅近くや送迎バスの手配ができるなどの特典で選んでもいいでしょう。

幹事が決まったら、次は会場を決める為の下見に出かけましょう。

 

二次会3ヵ月前の準備

会計担当を決める

お金の管理はトラブルや混乱を防ぐために、安心して任せられる人にお願いしましょう。全て終わってから、「あれ?そう言えばこのお金ってどうなってるの?」なんてことは避けたいですよね。

幹事に小道具やギフトの買い出しをお願いする場合は、必要経費を前もって渡しておくか先に購入してもらって後で清算するのか、幹事と相談して決めておきます。
購入してもらったものは必ずレシートや領収書を残してもらい、新郎新婦も把握できる形にすることが必須。必要なものはチェックリストを作成し、何にいくら必要か予算立てに利用します。

 

会場の下見・決定をする

二次会は結婚式・披露宴の当日に行うカップルが90%以上。結婚式を暦のいい日にする人が多く、必然的にその後の二次会会場も予約で混み合います。
人気の会場は半年以上前に予約で埋まっていることもあり、早い段階でおさえておくべし。

お店予約までの流れ

①候補となるお店をいくつか挙げます。

②予約し、下見がてら食事をしてみます。

値段広さ雰囲気料理の味スタッフの対応立地条件フロアの形状トイレの数喫煙室の有無を確認する。

④条件に合えばお店の人と具体的な話を詰めていきます。
貸し切りの有無(何人以上から)・フリードリンクの有無・設備は何が使えるか・当日の予約の可否・パーティ時の席配置・リザーブ時間(準備から撤収まで)・パーティ時のサービス内容・会場でのNG項目

⑤お店側と新郎新婦側の合意で当日の予約を入れましょう。前金として料金の10%ほどを支払うケースが多いので、お店が決まれば準備しておきましょう。

<お店とのトラブル・失敗例>

  • 出席できないゲストが増え大幅に人数が減ってしまった際に、お店の貸し切り出来る最低人数を下回ってしまった。
  • 機材トラブルやグダグダな進行により、予定時間を大幅に超えてしまって追加料金を請求された。
  • ネットで値段や写真を確認して予約したところ、実際見てみると写真と全く違う…。
  • 出席ゲストの人数とお店の広さが釣り合っていなくて、ギュウギュウ状態で座らされた。
  • 料理がしょぼくて披露宴後の新郎新婦やゲストは丁度でも、二次会のみ参加したゲストはお腹ぺこぺこのまま帰る羽目に。
  • お店を予約後いざ座席のレイアウトを考えたら、新郎新婦が死角になってしまう席が誕生。

突然のトラブルは仕方ないにしても、事前にリサーチしていれば回避できるものも。お店の下見や予定外の出費にならない為の確認は必須です。

 

当日の役割分担を決める

二次会を段取り良く進める為には、幹事や会計だけではなく当日のお手伝いをお願いしておきましょう。

 

当日の主な役割

タイムキーパー・進行
受付状況や進行状況を見て、歓談時間を増やしたりイベントを一つ削ったりなどの時間調整をします。時間とスタッフの動きと状況を確認できる視野の広さが必要です。
この役目は全て把握している幹事のリーダーが行ってもいいでしょう。

司会
人前でしゃべることに慣れていて、気配りの出来る人が適任です。新郎側と新婦側からそれぞれ1名ずつ選出することが多いです。

受付
当日は受付が混みあうことが予想されるので、「会費を集める係」「名簿を確認する係」「席に案内する係」をそれぞれ作っておくとスムーズです。
ゲストの顔を多く知っている人が望ましい為、新郎側と新婦側両方の友人にお願いしましょう。

アシスタント
ビンゴゲームの景品を渡したり、小道具の準備をする幹事の補助。突然のトラブルによる買い出しなど、幹事が場を離れられない時にいてくれると安心です。

カメラ/ビデオ撮影
二次会を長時間撮影する場合は複数で交代制にしましょう。ゲスト一人一人をチェキで撮影して、メッセージを書いてもらう演出なども人気です。

音響/映像/照明
新郎新婦の入場やイベント時に、音楽を流したり照明で演出する盛り上げ要員です。機材の使い方を把握しておく必要があります。

 

二次会2ヵ月前の準備

二次会の具体的な内容を決めて、実際に使う道具や準備するものを決めます。二次会でかかる費用が大体決まり、準備が進んでいきます。

招待状発送と出欠確認

二次会に招待したいゲストへ招待状を送りましょう。最近ではメールやLINEでやり取りする人も増えていますが、せっかくのおめでたい機会なので心を込めた案内状を作成しても素敵です。

印刷会社に依頼したり、インターネットで無料テンプレートをダウンロードすることもできます。東急ハンズやロフトでオリジナルデザインをDIYしてもOK。

 

招待状に記載する項目

①開催日時
二次会を行う日と時間を忘れずに。会場に入場できる時間と、二次会がスタートする時間の両方を書いておきましょう。

②会場名
会場のホテル名やレストラン名を書きます。

③会場の場所
電車で来る人の為に、最寄り駅と会場までのアクセス方法や所要時間を書きます。
車で来る人の為に、簡単な周辺地図と駐車場の有無や駐車可能台数を書いておきます。

④会場のURLやQRコード
スマートフォンで地図を確認する人や、会場の情報を調べたい人の為に載せておいてもいいでしょう。

⑤会費
男女で異なる場合が多いので、分かりやすいように書きましょう。

⑥ドレスコード
カジュアルやフォーマル、仮装など二次会のテーマとなる服装があれば書いておきます。決まりがなければ、「平装でお越しください」と記載しておくと親切です。

⑦出欠の返信期日
二次会の出欠の返事を「いつまでに」・「誰にするか」・「返事を集計する人の連絡先」の3項目を載せます。
返事の期日は招待状発送から2週間後程が理想です。なかなか返事が揃わない事もあるので余裕を持って。

 

≪注意点≫

★目上の人に送る際はくだけた文面では失礼にあたるので、丁寧な内容のものにしましょう。

★案内をメールで一斉送信する場合は、宛先をBCCにして誰にメールを送っているか分からないようにしましょう。

★いたずらや迷惑メールと間違われない為に、件名に分かりやすい「○○と○○の二次会ご案内」などにしましょう。

★披露宴に招待するゲストに二次会も参加してほしい場合は、披露宴の招待状に二次会の招待状も同封しておきましょう。

 

演出方法や企画を決める

招待ゲストに楽しい時間を過ごしてもらうように、年齢層や雰囲気を考慮し初対面でも盛り上がれる演出を考えましょう。

ここは幹事の腕の見せ所。定番でわかりやすいものから、オリジナルで今までになかったものまでアイデアを出し尽くします。

新郎新婦に内緒で、ご両親や恩人などからのビデオレターを上映するサプライズ演出は大人気です。ただし一部の人にしかわからない内容になってしまいがち。あまり間延びしないように。

ビンゴ大会は二次会の定番であり鉄板。全員参加型で、老若男女誰でも楽しめる演出です。景品が豪華すぎると、その分会費を高く設定しないと予算オーバーに。逆に安く多くの人に景品が行き渡るようにすると、当たっても喜び少なくぐだぐだに。

ポイントは誰でもわかりやすく時間がかかりすぎなくて、みんなが参加しやすいものが喜ばれます。学生時代の内輪ネタや悪ノリ、下ネタなどは女性ゲストが一気に引いていくので注意。

内容に凝りすぎて、最後までゲームのルールがわからなかったという声もチラホラ。幹事同士の打ち合わせは入念に行い、所要時間や経費とともに理解しやすいものかもチェックしましょう。

ちなみに私が参加した二次会では、ビンゴ大会・各テーブルの代表者と新郎新婦のミニゲーム・カラオケ大会・新郎新婦にまつわるクイズ・みんなでダンスっていうのもありました(笑)

 

演出や企画で必要なものを確認

設備
プロジェクターやモニターなどの映像機器、CDやスピーカーなどの音響機器、新郎新婦登場シーン等で使用する照明機器などの機材に加え、マイクや延長コードなど用意するものが出てきます。
会場で貸出可能なものや使用禁止のものがあるので確認して、必要なものは準備しましょう。

ゲームなどで使用するグッズや衣装
ビンゴゲームや着ぐるみなど道具が必要になるものがあるので、予算と合わせて確認しておきましょう。

BGMや効果音
会場で音響の使用が可能な場合、盛り上げる為のBGMや効果音は必須です。

会場の装飾
こちらも会場側のOKが出れば必須。華やかな装飾は会場の雰囲気も盛り上げます。

 

予算の再確認

二次会予算の再計算

二次会の全体の費用にいくらかかるか再計算をします。忘れものがないようにチェックリストを作成し、突然のトラブルによる出費も頭に入れておきます。

チェック項目

  • 会場費用
  • ゲームや演出の道具
  • ビンゴなどの景品
  • 設備のレンタルや購入費用
  • 会場装飾
  • 料理・ドリンク代
  • ゲストへのプチギフト
おおよその金額が算出出来れば、その費用÷参加ゲスト人数=会費(円) になります。

 

会費の設定

招待ゲストの出席率が100%なんてことは、まずないと思っていていいでしょう。皆さん事情があり、参加したくても出来ない人もいます。

ということは、二次会の収入源である会費が少なくなるということです。招待状を発送し返事の段階で欠席の人と、当日の病気やトラブルでキャンセルが出る場合があります。

会費の相場

男性:8000~9000円
女性:7000~8000円

男性より女性の方が500円~1000円安く設定するのが一般的です。男性の方が料理やお酒の摂取量が多いことへの配慮です。また、会費はおつりが細かくならないように、キリのいい金額に設定すると手間が省けます。
女性の会費は8000円を超えると高く感じる人が多く、欠席率も増加します。

当日のキャンセルは、参加ゲストの5~10%と想定しておきましょう。

 

赤が出た場合の負担

どれだけ計算をしていたとしても、想定外のことや仕方のない出費などはあります。どうしても出費の方が多くなったときに、新郎新婦か幹事のどちらが費用を負担するか決めておきましょう。

これは人によって考え方が二分します。

<パターン1>
二次会はあくまでも新郎新婦が結婚式に招待できなかった人をお招きする場であり、本来招かれるべき幹事にはそのお手伝いをお願いしている為負担は新郎新婦がする。
<パターン2>
幹事は二次会の予算設定から進行まで全てを任されている為、赤が出てしまっても幹事の責任。お祝いすべき立場なので、経費が足りないと催促するのは失礼と考え幹事が負担する。

新郎新婦と幹事でよく話し合い、気まずい関係にならないようにしておいた方がいいでしょう。

 

二次会1ヵ月前~直前までの準備

いよいよ本番目前。成功を収めるカギは幹事が握っています。当日まであとちょっと。忙しさがピークを迎えてきますが、気を抜かないで頑張りましょう。

出欠を集計する

ゲストリストを作成する

招待ゲストのリストをもとに、出欠を記入して人数を把握しましょう。まだ返事のないゲストには、確認の連絡を入れます。
この作業は幹事が行ってもいいですが、返事がきてないゲストと面識がない場合は、新郎新婦から連絡をしてもらいましょう。

最近では、web上で出欠を入力・管理出来るツールが増えています。招待状も作れるものまであるので、こちらを利用するのも便利です。
この段階で人数が大幅に減るようであれば、企画や景品の値段、はたまたお店の規模まで練り直しが必要になってきます。

席順を決める

二次会は、主に披露宴に招待できなかったゲストの為の場です。新郎新婦に近い席は二次会のみ参加するゲストに座ってもらい、披露宴から引き続き参加してもらうゲストはその後ろに配置するのが望ましいです。

話す人がいなくて気まずい思いをする人がないように、友人や顔見知りの人を近くの席に配置します。また、男性と女性の配置も偏らず均等にしておくと、会場全体のまとまりがとれやすいです。

余興やスピーチの依頼

余興やスピーチは、ゲストにとっては重荷に感じる人もいます。誰に頼むか決まったら、できるだけ早く依頼しましょう。当日までにきちんと準備してもらえるように、ギリギリになってからの依頼は避けましょう。

その際は、当たり前のことですが丁重にお願いしましょう。幹事の依頼の態度が失礼だったために、断られる事例もあります。そうなっては大変です。
直接会うか電話で事情を話し、打診してみましょう。

 

 

当日の進行表を作る

演出やイベントの順番を決め、進行表を作成します。会場の限られた使用時間に収まるように、準備から撤収までの時間を含んで検討します。

 

当日は新郎新婦の到着が遅れたり、スピーチの時間が思いのほか長くなったりと、思い通りにいかない事もあります。臨機応変に対応できるように準備しておきましょう。

 

進行表が完成したら、司会・音響・映像・幹事全員が合わせてリハーサルを行い、当日タイミングの合わない演出にならないようにしておきましょう。

 

備品や景品の購入・調達

二次会で使用する備品やゲームなどで使用する道具などを準備していきましょう。作成した必要なものリストを見ながら、抜けのないようにします。

予算に見合ったものを用意し、誰かに借りたり中古で安いものを探したりするなどの工夫をして、ゲストへのおもてなしを豪華なものにすると喜ばれます。

全員に行き渡るように景品を用意したり料理を豪華なものにするか、ゲームで勝った人への景品を豪華にしてイベント自体を盛り上げるかは新郎新婦や幹事の考え方次第です。

ゲストに「会費が高いくせに、こんな内容・・・?」と思われないように、きちんと話し合って決めていきましょう。

 

≪必要アイテム≫

景品
豪華景品を用意しすぎると当日のキャンセルがあった場合、見込んでいた会費が足りず赤字になってしまいます。現物ではなく商品名を書いたカードなどを用意し、後日郵送などで渡すカタチをとります。欠席者が多い時はカードを減らすと出費が抑えられます。

会費のおつり
当日会費を集める時のお釣りを用意します。事前に金額を案内していても、丁度の金額を持ってくるとは限りません。お釣りが足りなくてバタバタすることのないように、お釣りを十分に用意しておきましょう。

筆記用具
受付やゲームなど、なにかと必要になってきます。ボールペン、マジック、スケッチブック、ハサミなど各種揃えておくと便利です。

計算機
会計担当には必需品です。

会費を保管する金庫BOX
ゲストから大金を保管する為の必須アイテムです。カギのかかるものや、せめて蓋のついた箱を用意しておきましょう。

機材
レンタルするものや購入するもの、会場に設置してみると配線が届かない!なんてこともあるので注意。延長コードの準備もしておいて損はないでしょう。

席次表
あらかじめ決定した席順の一覧表を作っておきます。各テーブルに名前の書いたペーパーアイテムを作り、記念に持って帰ってもらったりゲームアイテムの一部に使ったりしてもいいですね。

演出アイテム
メッセージビデオやBGMなど、盛り上げアイテムを確認しましょう。会場の設備を借りる場合は、再生できるかなどの確認も必要になります。

当日の進行表
幹事、司会者全員で共有しておきましょう。ゲストや時間のトラブル時に、何を削ったり増やしたりするかも相談出来ているとベストです。

新郎新婦の用意したプチギフト
当日新郎新婦は、時間や衣装などなかなか自由がききません。二次会に出席してくれたゲストに渡すプレゼントがあれば、事前に預かっておき会場に搬入しましょう。

 

 

会場と最終確認

会場との最終確認を怠ると、思わぬアクシデントに見舞われる確率がグンと上がります。招待ゲストの人数が確定したら、料理やドリンクの量・会場に関わる費用も確定してきます。

当日のドタキャンや参加などの人数変更は、追加料金を請求される場合や断られる場合があるので注意しましょう。

会場から貸出してもらえる設備があれば、故障などの不具合がないか確認しておきましょう。

当日の機材等の搬入を何時から、どこからできるのか再度確認しておきます。

 

さあ、本番です。すてきな二次会になるように、成功を祈っています。

来てもらったゲスト全員に気軽に楽しんでほしい!という方には、二次会代行サービスもあります。
会場手配から司会、音響、受付、カメラマンなどのスタッフ派遣や、景品、備品の貸し出し、プロフィール動画の制作なども行ってくれます。

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